Bij het organiseren van een evenement, een congres of een andere bijeenkomst kan een boel stress komen kijken. Dat is extra vervelend wanneer je een beetje in het ongewisse blijft met betrekking tot vragen die je moet stellen of regelingen die je moet treffen. Aangezien wij in ons vak als evenementen organisator vaker blijven zitten met dit soort vraagstukken deze blog. Hierin vind je een aantal handige tips die betrekking hebben op het organiseren van evenementen en congressen op een externe locatie.
Kijk niet alleen naar een “mooie” locatie
Een mooie locatie is sowieso nogal subjectief. Een goede locatie is een locatie die goed bereikbaar is voor iedereen en waar basale dingen als schone toiletten in orde zijn. Veel mensen gaan echter op zoek naar de allermooiste locatie en dat is vaak niet de beste keuze. Deze locaties kunnen bijvoorbeeld slecht bereikbaar zijn voor mensen die van wat verder komen. Om erachter te komen wat de ideale locatie is voor jouw gasten is door een kaart van Nederland te gebruiken en inzicht te krijgen in de woonplaatsen van je gasten. Deze markeer je door middel van prikkers op een kaart en vervolgens span je draadjes tussen deze prikkers. Waar de meeste draadjes kruisen, dat is de ideale congreslocatie voor jouw volgende congres.
Kijk ook naar festiviteiten
Iets wat een enorme impact kan hebben op de bereikbaarheid van je congreslocatie, zijn festiviteiten. Festiviteiten in de stad kunnen zorgen voor opstoppingen op belangrijke verkeersaders en dat zorgt er logischerwijs voor een slechter bereikbare locatie. Een goede manier om dit te tackelen is door simpelweg aan de gemeente waar de betreffende locatie staat te vragen of er van dit soort feesten zijn. Dat zorgt ervoor dat je zekerheid hebt over de bereikbaarheid van bepaalde wegen en aangezien onzekerheid vaak zorgt voor stress is dat natuurlijk stap één naar een succesvol congres.
Denk ook aan catering
Catering moet lekker zijn, dat is waar. Er is echter nog iets belangrijker en dat is dat de catering moet aansluiten bij de gasten die op je congres komen. De kans is tegenwoordig vrij realistisch dat er mensen op je congres afkomen die een bepaalt dieet of geloof hebben. Zorg ervoor dat er ook voor die mensen wat te eten is. Zorg dus bijvoorbeeld op basis van de behoefte van je gasten voor glutenvrij eten of halal vlees. Dan hou je iedereen gelukkig.
Succes!
Ik wens je ontzettend veel succes bij het organiseren van een congres op een externe locatie en hoop dat je iets aan de tips uit deze blog hebt gehad. Succes!
(48)