Meetings zijn een regelmatige gebeurtenis geworden op de werkvloer. Ze hebben verschillende doeleinden en daarom is de ene meeting de ander niet. Zo kan je een meeting in Eindhoven houden voor plezier, of juist op het eigen kantoor om snel belangrijke zaken te bespreken.
Omdat een meeting zoveel verschillende doeleinden kan hebben, is het misschien handig om te weten wat voor type meetings je kan hebben. Het kan zijn dat er gesproken wordt op de werkvloer over soorten meetings, die je compleet onbekend zijn. Vooral omdat we tegenwoordig steeds meer Engelse benamingen gaan gebruiken. Hopelijk geeft dit artikel een goed inzicht van wat er gaat gebeuren op bepaalde, tegenwoordig veel voorkomende, meetings.
Kick-off meeting
Dit is vaak de eerste meeting met het team en de cliënt in kwestie. Tijdens dit gesprek wordt de rol van elk teamlid bepaald. Daarnaast worden er andere zaken besproken, met als doel de klanttevredenheid van de cliënt hoog te houden. In het geval van nieuwe teamleden wordt er vooral duidelijkheid gegeven over het project en de gang van zaken.
Deze meeting is vooral erg belangrijk voor de cliënt. Die krijgt immers inzicht in de gang van zaken en bouwt met deze meetings vaak het vertrouwen op.
Board meeting
Deze benaming staat voor: een meeting van de ‘board of directors’ van een organisatie. Deze ‘board of directors’ staat voor de Raad van bestuur. Tijdens deze meeting bespreekt de Raad van bestuur zaken die van belang zijn voor de organisatie.
Een gelijksoortige meeting is een ‘management meeting’. Een meeting van de managers.
Off-site meeting
Dit type meeting vindt plaats in een gebied buiten het gebruikelijke kantoor pand. Dit heeft als doel werknemers te laten focussen op de problemen besproken in de meeting in plaats van op hun werk dat nog op kantoor ligt te wachten.
Dit type meeting duurt vaak een (hele) dag of een weekend.
Andere type meetings
Vervolgens zijn er nog andere meetings die kort uit te leggen zijn, of niet regelmatig voorkomen.
- Staff meeting; een meeting tussen de directeur en de werknemers.
- Team meeting; een meeting tussen de collega’s en tevens deelnemers van een team in een bepaald project.
- Work meeting; tijdens dit soort meeting wordt vaak de oplossing gegeven tot een bepaald probleem
- Conference call; dit is een meeting tussen personen door middel van video communicatie, zoals Skype.
Frequentie
De frequentie en duur van de meeting is vaak afhankelijk van wat gebruikelijk is binnen het bedrijf.
Zo heb je:
- Een eenmalige meeting: al kunnen deze meetings vaak voorkomen, staan ze vaak op zichzelf. Ze worden georganiseerd wanneer hier behoefte aan is.
- Een terugkerende meeting: dit type meetings komt regelmatig voor op een vaste dag en tijdstip. Bijvoorbeeld een meeting van 30 minuten (of zolang als nodig is), elke maandag, vanaf 10 uur.
- Een reeks aan meetings: een combinatie tussen bovenstaande. Deze kunnen eenmalig, bijvoorbeeld een maand lang, elke maandag gehouden worden.
Al kan dit lijstje niet gelden voor elk bedrijf, kan het je wel een duw in de goede richting geven. Probeer de meetings zo vaak mogelijk bij te wonen om altijd op de hoogte te zijn van de gang van zaken in het bedrijf.
(153)