Gebleken is dat de managers onder ons meer dan de helft van hun tijd in vergadering zijn. Daar komt natuurlijk nog de tijd bij van een goede voorbereiding bij. Om geen last te krijgen van de zogenaamde vergaderdruk zijn hier een aantal punten waar op gelet moet worden.
Is de vergadering nodig?
Niet elk klein overleg hoeft aanleiding te zijn voor een uitgebreide vergadering met alles erop en eraan. Er zijn genoeg mogelijkheden te bedenken om dit eenvoudig op te lossen. Wat te bedenken van telefonisch of emailcontact en het intranet gebruiken?. Dit kan tijd schelen en verlaagt de druk aanzienlijk.
Tijdwinst boeken
Het grootste hekelpunt van vergaderen is het moeten uitzitten van zo’n saaie bespreking. Het kan dan handig zijn om afspraken vooraf te maken. Als het duidelijk is dat iemand toch niets toe kan voegen, is het beter deze persoon niet aan tafel te hebben. Dit kost alleen maar tijd en heeft geen enkele waarde. Mochten er meerdere vergaderingen achtereenvolgens gepland staan is het beter om korte pauzes in te lasten. Dit geeft iedereen de gelegenheid om even rust te nemen en weer fris aan de vergadertafel te verschijnen, wat de kwaliteit van het overleg ten goede komt. Een misschien leuke manier om iedereen op tijd te laten komen is een kleine boete als straf te verzinnen voor de mensen die te laat komen. Denk aan een kleine donatie in de pot voor een uitje of iets dergelijks.
Sfeer aan tafel
Een vergadering is formeel, maar maak het niet al te streng. Het werkt beter als iedereen zich op zijn gemak voelt en meteen kan zeggen wat in hem opkomt zonder schroom te hebben uit angst voor een snauw door de leider aan tafel. Hoe makkelijker iedereen praat hoe sneller de besluiten kunnen worden genomen aan uw vergadertafel.
(103)