Tegenwoordig gebeurt veel communicatie middels een e-mail of ander digitaal bericht. Omdat medewerkers meestal facturen, rapporten of andere documenten via e-mail ontvangen, zullen zij steeds vaker een bestand digitaal opslaan. Het printen van alle bestanden kost niet alleen geld, maar is ook omslachtig. Het digitale document management kan echter wel problemen veroorzaken.
Allereerst zorgen al de berichten ervoor dat de mailbox overval kom te zitten. De gegevens worden vaak op verschillende kanalen binnengehaald en daarom kan het overzicht kwijtraken. Het is essentieel dat werknemers documenten goed beheren. Dit moet niet alleen de taak van de secretaresse zijn maar van alle medewerkers.
Het archiveren van documenten vraagt om een andere manier van werken. Vaak zijn oude gewoontes niet goed en moeten ze veranderen. Als er al slordig werd omgegaan met papieren bestanden, zal het online vast niet beter worden. Er moet een beleid komen zoals een structuur waardoor het overzichtelijk wordt en waar al het personeel mee kan werken.
Hoe bewaar ik mijn documenten online?
Organiseer een vergadering of stuur een interne mail naar de medewerkers. Het is belangrijk dat je ze bekend maakt met de werkwijze. Bekijk bijvoorbeeld samen welke bestandsnamen men moet gebruiken en maak alvast de mappen aan. Zelf kun je de ordening in de gaten houden, maar dit mag natuurlijk niet te veel tijd gaan kosten.
Ook het aanschaffen van een document management systeem kan uitkomst bieden. De software biedt enorm veel mogelijkheden zoals het beheren, aanmaken en inzien van documenten. Het is daarnaast mogelijk om dit via verschillende kanalen te delen. Een DMS zorgt er daarnaast voor dat de bestanden op elk moment en op elk apparaat toegankelijk zijn.
Wanneer het systeem op een browser is gebaseerd, werkt dit via de meest recente browsers. Documenten zijn dan te bereiken via Firefox, Chrome of Internet Explorer. Er wordt geen programma op de laptop geïnstalleerd waardoor je geen risico loopt dat alles weg is bij een crash.
(129)